Avec leur victoire lors de la 63^rd Coupe Aéronautique Gordon Bennett, Laurent Sciboz und Nicolas Tièche ont obtenu le droit pour la Suisse, d’organiser cette manifestation internationale en 2021. La FSA a été mandaté par l’AéCS d’examiner la faisabilité d’une telle organisation et souhaite solliciter tous les clubs et groupements à déposer auprès d’elle une déclaration d’intention d’ici le 24 octobre 2019. La déclaration d’intention est à adresser directement à Pascal Witprächtiger. Nous aimerions remercier les organisateurs potentiels pour leur annonce rapide de la déclaration d’intention.

Le document soumis devrait contenir idéalement déjà des indications quant à la structure de l’organisme organisateur et au lieu de la manifestation. La FSA espère par ce biais obtenir de nombreuses candidatures ou indications intéressantes. Sur la base des éléments soumis, la FSA effectuera son choix pour l’attribution de l’évènement et transmettra un dossier officiel à la FAI. Pour davantage d’informations, nous restons bien entendu volontiers à disposition.

Tâches essentielles incombant aux organisateurs de la manifestation

Présidence / secrétariat

• Direction générale de l’organisation
• Coordination avec AéCS, FAI, CIA et FSA
• Collaboration intensive avec la direction de la course y c. le contrôle aérien, le service de météorologie et le jury

Finances et sponsoring

• Etablissement du budget et des comptes de la manifestation
• Assurance du financement de la manifestation, notamment par le sponsoring

Accompagnement des équipes

• Accompagnement des équipes des concurrents
• Envoi des invitations et gestion des inscriptions
• Support lors de la recherche d’un hébergement
• Planification de l’Opening Ceremony, de la remise des prix et de la Closing Ceremony

Communication

• Communication interne et externe par le biais de différents canaux

Infrastructure et sécurité

• Mise à disposition de l’infrastructure sur la place de décollage (entre autres : gaz, sable, places de parc, locaux, cantines)
• Planification et gestion des ressources et des bénévoles dans tous les dicastères
• Obtention d’autorisations auprès des autorités communales, cantonales et fédérales (p.ex. : patente de restauration, autorisation de police, OFAC, etc.)
• Maintien de la sécurité (entre autres : désigner un Security Officer, contrôle stricte de l’accès à la zone de gonflage, concept de sécrité et de gestion des situations d’urgence, état-major de crise, coordination avec les services de secours et d’urgence)

Programme d’accompagnement

• Organisation d’un programme d’accompagnement
• Mise en place d’un service de restauration pour les équipes et le public